Heimel og instruks

Bergsøysundbrua, Riksveg 70, Gjemnes, Møre og Romsdal. Foto Vegtilsynet

Heimel for Vegtilsynet

Prop. 160 L: Endringer i veglova (Vegtilsynet)

Instruks for Vegtilsynet

1. Innledning og formål

Instruksen er fastsatt av Samferdselsdepartementet i medhold av Lov om vegar (veglova) § 11 a og Reglement for økonomistyring i staten §3. Instruksen trer i kraft med virkning fra 1. juli 2020, og med endringer som gjelder fra 1. september 2021.

Denne instruksen erstatter Instruks for Vegtilsynet fastsatt av Samferdselsdepartementet i med virkning fra 1. januar 2017 samt Instruks om økonomistyring for Vegtilsynet fastsatt av Samferdselsdepartementet 27. februar 2017. Reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelser om økonomistyring i staten gjelder i sin helhet, med mindre Vegtilsynet har fått innvilget unntak. Denne instruksen inneholder tillegg og presiseringer til dette regelverket.

Formålet med instruksen er å klargjøre myndighet og ansvar mellom Samferdselsdepartementet og Vegtilsynet.

2. Organisering

Vegtilsynet er et forvaltningsorgan underlagt Samferdselsdepartementet.

Vegtilsynet ledes av en vegtilsynsdirektør som blir ansatt av Samferdselsdepartementet.

3. Roller, myndighets- og ansvarsavklaring

3.1 Samferdselsdepartementets overordnede ansvar

Samferdselsdepartementet har ansvar for etatsstyringen av Vegtilsynet. Det innebærer å føre kontroll med at Vegtilsynet driver effektivt og i samsvar med Stortingets forutsetninger og vedtak og departementets fastsatte mål og prioriteringer.

3.2 Vegtilsynets ansvar og oppgaver

Vegtilsynet er Samferdselsdepartementets fagenhet som skal føre tilsyn med at krav om sikkerhet knyttet til riksveginfrastrukturen er ivaretatt av Statens vegvesen og Nye Veier AS.

Vegtilsynet skal arbeide for at virksomheten til Statens vegvesen og Nye Veier AS blir utøvd på en sikker og formålstjenlig måte, til beste for trafikantene på veien. Vegtilsynet skal videre være en aktiv pådriver for et sikkert og formålstjenlig veinett i tråd med overordnede mål for transportpolitikken.

Vegtilsynets oppgaver omfatter ikke myndighetsområder som hører inn under andre statlige kontroll og tilsynsorganer, som eksempel Politiet, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap eller Arbeidstilsynet.

Vegtilsynet skal i nødvendig utstrekning samordne seg med, og samarbeide med statlige tilsynsorganer og andre virksomheter for å bygge kompetanse der dette kan gi en gevinst ut fra effektiv ressursbruk og hensyn til brukerne.

Vegtilsynet skal utføre risikobasert systemtilsyn.

Vegtilsynet skal blant annet:

føre tilsyn med at Statens vegvesen og Nye Veier AS har og bruker til strekkelige og effektive styringssystemer for å ivareta sikkerheten knyttet til riksveiene.
føre tilsyn med etterlevelse av Kommisjonsdelegert forordning 886/2013 om framskaffelse av et minimum av generell sikkerhetsrelevant trafikkinformasjon og Kommisjonsdelegert forordning 962/2015 om tilgjengeliggjøring av sanntids veg- og trafikkinformasjonstjenester.
følge opp sikkerhetstilrådninger fra Statens havarikommisjon innen veisektoren.
foreslå endringer i regelverket dersom det er nødvendig for å bedre sikkerheten knyttet til riksveiene.
informere om Vegtilsynets virksomhet.
uttale seg i saker som blir forelagt av Samferdselsdepartementet i den utstrekning departementet ber om det, bistå ved behandling av saker mv., og på eget initiativ ta opp saker på sitt ansvarsområde.
i samråd med Samferdselsdepartementet delta i internasjonalt arbeid med sikte på å ivareta Norges interesser på Vegtilsynets ansvarsområde, og der dette har verdi for Vegtilsynets arbeid.
ta initiativ til FoU-virksomhet og andre faglige utredninger på Vegtilsynets ansvarsområde.

Vegtilsynets virksomhet skal utøves innenfor gjeldende lover og regler, og i samsvar med de kravene som er fastsatt i styringsdialogen. Saksbehandlingen skal skje i samsvar med god forvaltningsskikk og etter de reglene som gjelder for saksbehandling i offentlig sektor.

4. Styringsdialogen

Forutsetninger og krav som Samferdselsdepartementet stiller til Vegtilsynet, skal gå fram av den formelle styringsdialogen. Styringsdialogen omfatter styringsdokumenter, rapporter og møter av styringskarakter mellom departementet og etaten. Styringsdialogen skal dokumenteres..

Følgende dokumenter er en del av styringsdialogen:

instruks for Vegtilsynet
tildelingsbrev og eventuelle supplerende tildelingsbrev
referater fra etatsstyringsmøter
årsrapport fra etaten, inkl. årsregnskap
tertialrapporter
rapportering til statsregnskapet

I løpet av året holdes det som hovedregel fire etatsstyringsmøter mellom Samferdselsdepartementet og Vegtilsynet. Tidspunktet for etatsstyringsmøtene vil fremgå av tildelingsbrevet.

I tillegg til dette kan det innenfor rammen av styringsdialogen holdes møter av faglig karakter mellom departementet og Vegtilsynet. Eventuelle styringssignaler i disse møtene skal gis skriftlig i etterkant av møtet, normalt i form av supplerende tildelingsbrev.

4.1 Rapportering

Årsrapport

Vegtilsynet skal utarbeide en årsrapport. Årsrapporten skal gi et dekkende bilde av etatens resultater og utarbeides etter fastsatt mal og i henhold til de krav som Samferdselsdepartementet har fastsatt i tildelingsbrevet med vedlegg og i eventuelle supplerende tildelingsbrev. Rapporten sendes til Samferdselsdepartementet med kopi til Riksrevisjonen innen fristen gitt i tildelingsbrevet.

Årsrapporten og Riksrevisjonens revisjonsberetning skal publiseres på Vegtilsynets nettsider innen 1. mai. Før publisering skal årsrapporten ha vært behandlet i etatsstyringsdialogen. Dersom revisjonsberetningen ikke foreligger innen 1. mai, skal den publiseres så snart den foreligger.

Tertialrapporter

Krav til innholdet i tertialrapportene for budsjettåret går fram av tildelingsbrevet.

Årsregnskap

Vegtilsynet skal ved årets slutt utarbeide og avlegge et årsregnskap med noter i tråd med pkt. 3.4 i Bestemmelser om økonomistyring i staten, rundskriv R-115 fra Finansdepartementet og krav fra Samferdselsdepartementet.

Årsregnskapet skal gi et dekkende bilde av Vegtilsynets disponible bevilgninger og av regnskapsførte utgifter, inntekter, eiendeler og gjeld. Det inngår som en del av årsrapporten.

Rapportering til statsregnskapet

Vegtilsynet skal rapportere til statsregnskapet i henhold til pkt. 3.4 i Bestemmelser om økonomistyring i staten.

Informasjon ved viktige hendelser og avvik

I tillegg til den periodiske rapporteringen skal Vegtilsynet gjennom året på eget initiativ informere om vesentlige avvik fra vedtatte planer eller tildelingsbrev og supplerende tildelingsbrev og om viktige saker som berører virksomhetens ansvarsområde straks virksomheten får kjennskap til dette. Videre skal virksomheten foreslå mulige korrigerende tiltak.

5. Krav til den interne styringen av Vegtilsynet

5.1 Vegtilsynsdirektørens myndighet og ansvar i den interne styringen

Vegtilsynsdirektøren har ansvaret for den interne styringen av virksomheten, herunder at økonomiforvaltningen i virksomheten blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte og i samsvar med de krav som stilles av overordnet myndighet og i Bestemmelser om økonomistyring i staten. Direktøren skal påse at Vegtilsynet drives effektivt i samsvar med lover, regler og god forvaltningsskikk ellers, samt i henhold til de krav som fastsettes i styringsdialogen med Samferdselsdepartementet.

Direktøren har ansvaret for at etaten har dokumenterbare systemer for internkontroll og risikostyring og at det gjennomføres evalueringer om egen effektivitet, måloppnåelse og resultater. Videre har direktøren ansvar for at etatens organisasjon, arbeidsmiljø og personalpolitikk er tjenlig og at kapasitet og kompetanse er tilpasset oppgavene og utnyttet effektiv.

5.2. Styringssystem

Vegtilsynet skal ha et styringssystem som ivaretar krav som Samferdselsdepartementet setter for å kunne ha en overordnet kontroll og oppfølging av virksomheten. Videre må virksomheten innrette sine systemer slik at de tilfredsstiller egne styringsbehov.

5.3. Planlegging, gjennomføring og oppfølging

Vegtilsynet skal planlegge og utarbeide strategier med ettårig og flerårig perspektiv tilpasset virksomhetens egenart og dokumentere gjennom interne styringsdokumenter. Vegtilsynsdirektøren har ansvaret for at mål og resultatkrav fastsatt i tildelingsbrev og eventuelle supplerende tildelingsbrev følges opp og formaliseres, og at dette gjennomføres innenfor rammen av tildelte ressurser.

5.4. Internt disponeringsskriv

På grunnlag av tildelingsbrev og eventuelt supplerende tildelingsbrev fra Samferdselsdepartementet stiller Vegtilsynsdirektøren de tildelte midlene til disposisjon i etaten. Tildeling skal skje skriftlig.

5.5. Internkontroll

Vegtilsynet skal etablere internkontroll for å forhindre styringssvikt, herunder å forebygge og avdekke tilsiktede handlinger utført i strid med gjeldende lover og regler. Vegtilsynsdirektøren har ansvaret for å påse at internkontrollen er tilpasset risiko og vesentlighet, og at den fungerer på en tilfredsstillende måte og kan dokumenteres. For å kunne utøve nødvendig internkontroll skal virksomhetens ledelse som en del av styringssystemet, etablere systemer, rutiner, metoder og tiltak, for å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemer og rutiner i henhold til pkt. 2.4 i Bestemmelsene om økonomistyring i staten.

5.6. Risikostyring

I styringsdialogen med Samferdselsdepartementet skal Vegtilsynet synliggjøre hvilken usikkerhet som er knyttet til de mål og resultater som etaten har ansvaret for, og redegjøre for hvordan usikkerheten blir håndtert og styrt. Etaten skal anbefale og sette i verk tiltak for å håndtere risiko knyttet til mål- og resultatoppnåelsen.

Nærmere krav til risikostyring går fram av tildelingsbrevet.

5.7. Evaluering

Vegtilsynet skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde og aktiviteter, jf. pkt. 2.6 i Bestemmelser om økonomistyring i staten. Departementet kan også be virksomheten gjennomføre evalueringer. Slike oppdrag skal som hovedregel gis i tildelingsbrevet og på forhånd være drøftet mellom Vegtilsynet og Samferdselsdepartementet.

6. Økonomisystem og regnskapsføring

6.1. Økonomisystem og behandling av inntekter og utgifter

Vegtilsynet skal innrette regnskapsføringen og økonomistyringen slik at den er i samsvar med kravene i Reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelsene i økonomistyring i staten. Avgjørelser, fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert.

Virksomheten skal ha systemer og rutiner som sikrer at inntekter, utgifter, anskaffelser, lønn og lønnsopplysningspliktige ytelser blir håndtert i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler, og at inntekter og utgifter følges opp i forhold til budsjett og fastsatte planer.

Før utbetaling skal finne sted, skal utgifter være attestert. Videre skal alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten, bekreftes av en tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet.

Vegtilsynsdirektøren kan delegere sin budsjettdisponeringsmyndighet helt eller delvis til tilsatte på lavere nivåer. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre. Slik delegering skal være skriftlig. Virksomheten skal ha rutiner for oppfølging av delegert budsjettdisponeringsmyndighet. Den som har budsjettdisponeringsmyndighet, kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv.

Vegtilsynet skal ha systemer og rutiner som sikrer at inntektskrav blir juridisk bindende, og at krav blir fastsatt, utstedt og innbetalt med riktig beløp innen tidsfrist, samt følge opp krav som ikke er betalt ved forfall.

Alle saker om ettergivelse av krav der det ikke foreligger hjemmel i lov eller plenarvedtak, skal forelegges Samferdselsdepartementet som legger saken frem for Finansdepartementet.

6.2. Lønn og lønnsopplysningspliktige ytelser

Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at lønn og andre lønnsopplysningspliktige ytelser blir korrekt registrert, beregnet, bokført, utbetalt og rapportert.

6.3. Kjøp av varer og tjenester

Anskaffelser skal skje i henhold til gjeldende anskaffelsesregelverk. Vegtilsynet skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelse av varer og tjenester, skjer på en effektiv og forsvarlig måte.

6.4. Regnskapsføring

Regnskapsføringen omfatter bokføring og pliktig regnskapsrapportering. Virksomhetens ledelse skal sikre at den pliktige regnskapsrapporteringen er i samsvar med de krav som er satt i pkt. 3.3.2 i Bestemmelser om økonomistyring i staten.
Vegtilsynet skal føre regnskapet etter kontantprinsippet.

6.5. Kontoplan

Vegtilsynet skal bokføre på artskonto i standard kontoplan fastsatt av Finansdepartementet i R-102, og slik det fremgår av Bestemmelser om økonomistyring i staten pkt. 3.3.3.